Sistem Manajemen Basis-Data (DBMS) memiliki berbagai keunggulan dibandingkan dengan pengelolaan data tanpa DBMS, walaupun tidak terlepas dari beberapa kelemahan. Karena pentingnya program database untuk perusahaan, maka jasa pembuatan program database hadir untuk membantu perusahaan.
Keunggulan DBMS antara lain sbb: * Mengurangi duplikasi data atau data redundancy * Menjaga konsistensi dan integritas data * Meningkatkan keamanan data * Meningkatkan effisiensi dan effektivitas penggunaan data * Meningkatkan produktivitas para pengguna data * Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data * Meningkatkan pemeliharaan data melalui independensi data * Meningkatkan pemakaian bersama dari data * Meningkatkan layanan backup dan recovery data * Mengurangi konflik antar pengguna data Kelemahan DBMS antara lain sbb: * Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database agar dapat diperoleh struktur dan relasi data yang optimal * Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal (disk) maupun internal (memory) agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien. * Harga DBMS yang handal biasanya sangat mahal * Kebutuhan akan sumber daya (resources) biasanya cukup tinggi * Konversi dari sistem lama ke sistem DBMS terkadang sangat mahal, disamping biaya pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, diperlukan pula biaya pelatihan. * Apabila DBMS gagal menjalankan misinya maka tingkat kegagalan menjadi lebih tinggi karena banyak pengguna yang bergantung pada sistem ini. Perlu ditambahkan disini bahwa beberapa DBMS berbasis objek sebenarnya tetap menggunakan file data relasional biasa, dengan kata lain, programnya berbasis objek tetapi datanya masih model relasional biasa. Software seperti ini biasanya disebut sebagai Object Oriented Relational DataBase Management System (OORDBMS), misalnya Visual dBase. Salah satu tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan sarana antar muka (interface) dalam meng-akses data secara efisien tanpa harus melihat kerumitan atau detail tentang cara data direkam dan dipelihara. DBMS memiliki arsitektur untuk melakukan abstraksi dari data sehingga dapat diperoleh independensi data-program. Pada tahun 1975, badan standarisasi nasional Amerika ANSI-SPARC (American National Standards Institute – Standards Planning and Requirements Committee) menetapkan tiga level abstraksi dalam database, yaitu: 1. Level Eksternal (external level) atau Level Pandangan (view level) 2. Level Konseptual (conceptual level) 3. Level Internal (internal level) atau Level Fisik (physical level) Level Eksternal adalah level yang berhubungan langsung dengan pengguna database. Pada level ini pengguna (user) hanya bisa melihat struktur data sesuai dengan keperluannya sehingga setiap user bisa memiliki pandangan (view) yang berbeda dari user lainnya. Pada level ini pula dimungkinkan pandangan user berbeda dengan representasi fisik dari data, misalkan untuk data hari secara fisik data direkam dalam bentuk kode (1, 2, 3, dst) sedang user melihat data dalam bentuk teks nama hari (Ahad, Senin, Selasa, …). Data yang dilihat oleh user seakan-akan berasal dari satu file, secara fisik mungkin diambil dari beberapa file yang berelasi.
0 Comments
Dalam pemilihan aplikasi akuntansi yang akan digunakan, terdapat beberapa kriteria program akuntansi yang berkualitas dari sudut pandang pengguna (user) yang harus di perhatikan adalah sebagai berikut :
a. Keandalan Keandalan menunjukan seberapa besar program dapat diandalkan untuk melakukan sebuah proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan. Kriteria keandalan ini dijabarkan lebih lanjut dalam poin- poin berikut ini: 1) Bentuk Verifikasi Kriteria ini menunjukan apakah program menyediakan suatu task yang dapat memeriksa atau menguji kesalahan pada file data, menunjukan kepada user software ini mengapa data tersebut tidak dapat di gunakan, atau apakah program tersebut terdapat fasilitas yang memberikan kemudahan bagi pemakai untuk menguji data yang rusak atau data yang mungkin hilang. Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan seseorang untuk mengelola keungannya dengan mudah menggunakan aplikasi, jasa pembuatan aplikasi akuntansi akan membuat sistem sesuai dengan kebutuhan Anda. 2) Penggunaan Digit Angka Jumlah digit yang disediakan oleh program untuk mencatat nominal transaksi. 3) Fasilitas Audit Trail Fasilitas audit trail merupakan fasilitas yang dapat berguna untuk memeriksa atau menelusuri jejak pemakai dalam mengoperasikan program tersebut. b. Ketersediaan dan kelengkapan/completenes Ketersediaan berarti apakah suatu program aplikasi telah lengkap menyediakan suatu siklus akuntansi yang standar. Kriteria ini dapatdijabarkan lebih lanjut dengan kriteria input dan output seperti dibawah ini: 1) Input Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak mempunyai komponen input. 2) Output Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada dalam sistem informasi. Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan model tertentu. Biasanya output berupa laporan yang di hasilkan oleh program akuntansi, antara lain meliputi laporan keuangan (neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas), laporan konsumen dan trial balance (neraca saldo). 3) Keluwesan / flexibility. Keluwesan menunjukan bahwa sistem dalam program mudah beradaptasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang mudah berubah. 4) Kualitas mengonversi output laporan Apakah terdapat menu untuk mengonversi berbagai output yang dihasilkan oleh program akuntansi ke program windows yang lain, misal spreadsheet seperti microsoft excel. 5) Syarat minimal (minimum requirement) hardwar Kriteria ini ingin menunjukan apakah program dapat running dengan sempurna (tidak menimbulkan lag) pada komponen perangkat keras yang telah di tentukan. c. Kemudahan Penggunaan atau easy to use Kriteria ini dapat dilihat dari kemudahan penggunaan fitur-fitur yang ditawarkan oleh program dan tampilan dari program yang user friendly, sehingga pemakai tidak mengalami kesulitan yang berarti dalam pengoperasiannya. Ada banyak sekali jenis software akuntansi yang sering digunakan di perusahaan-perusahaan. Software akuntansi dapat digunakan oleh orang yang mengerti akuntansi dan yang baru mengenal akuntansi. Ya hal ini karena sistem penggunaannya yang user friendly menjadikan software ini semakin banyak yang menggunakan. Apakah Anda tahu jenis-jenis software akuntansi yang sering digunakan? Berdasarkan cara pembuatannya, terdapat tiga jenis software akuntansi. Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan seseorang untuk mengelola keungannya dengan mudah menggunakan aplikasi, jasa pembuatan aplikasi keuangan akan membuat sistem sesuai dengan kebutuhan Anda. Temukan penjelasan lengkap mengenai ketiga jenis software akuntansi tersebut di bawah ini.
Software Akuntansi Paket Software akuntansi paket adalah software yang sudah terpaket. Maksudnya, software akuntansi yang Anda dapatkan tidak bisa di otak-atik lagi sendiri karena software tersebut sudah merupakan setting-an pabrik yang sudah dipatenkan. Kelebihan dari software ini adalah harganya yang relatif murah. Selain itu, karena sudah di-setting maka penggunaannya juga mudah. Sementara kelemahan dari software ini adalah user atau pengguna harus menyesuaikan kebutuhan dan kegiatan akuntansinya dengan setting-an software. Sehingga ada kalanya beberapa hal tidak dapat dikerjakan menggunakan software ini jika fitur yang dibutuhkan tidak tersedia. Penggunaannya yang mudah dan harganya yang murah membuat jenis software akuntansi ini sering digunakan oleh perusahaan dan pelaku UKM. Alasan lainnya yakni penggunaannya yang relatif stabil. Software Akuntansi Customize Berbeda dengan software akuntansi paket, software akuntansi customize ini seperti namanya yaitu bisa dimodifikasi. Artinya software ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Modifikasi dapat dilakukan setelah pembelian tetapi beberapa perusahaan juga ada yang menyediakan layanan modifikasinya pada saat membeli aplikasi tersebut di software house-nya. Kebutuhan akan perhitungan keuangan oleh banyak orang maka dari itu jasa pembuatan aplikasi finance akan membantu banyak orang dalam pembuatan aplikasi tersebut. Adapun keuntungan software ini adalah dapat disesuaikan dengan kebutuhan keuangan Anda tanpa mengorbankan fitur lain yang tidak digunakan. Selain itu penggunaannya juga fleksibel. Namun, kelemahan dari software ini yakni harganya yang lebih mahal dari software paket. Risiko software customize juga lebih besar karena sifatnya yang fleksibel dan dapat dikembangkan sendiri. Selain itu, harga jual penggunaan kedua (second) juga tidak ada jika pun ada sangat rendah. Software Akuntansi Paket Custom Selanjutnya, software akuntansi paket custom merupakan gabungan dari software paket dan customize. Software ini adalah software paket yang memiliki modul standar tetapi dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Misalnya, ada transaksi yang harus di-input tetapi di dalam software tersebut tidak tersedia fiturnya, maka Anda dapat memodifikasinya. Keuntungan menggunakan software ini yaitu harganya lebih terjangkau dibandingkan dari software customize. Stabilitasnya pun lebih baik dan terjaga daripada software customize. Keuntungan lainnya yakni fitur nya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sehingga dapat digunakan secara cepat untuk bekerja. Sistem ERP Retail sangat dibutuhkan dewasa ini bagi perusahaan yang sedang berkembang. Mengelola bisnis multi-store dan warehouse, jumlah karyawan yang banyak, dan aturan penetapan harga, diskon yang berbeda berlaku untuk ratusan atau bahkan ribuan produk, semua ini akan mudah dilakukan jika menggunakan Sistem ERP Retail.
Untuk membantu menentukan pilihan system ERP Retail, berikut 10 fitur dasar yang harus dimiliki oleh Sistem ERP Ritel modern : Customer Relationship Management (CRM) Customer Relationship Management membantu retailer mengumpulkan data pelanggan. Data pelanggan ini akan terintegrasi dengan Sistem POS. Modul Customer di Sistem ERP Ritel ini akan mengumpulkan data tentang riwayat pembelian pelanggan , dan dapat mengidentifikasi siapa pelanggan paling produktif. Menggunakan aplikasi sistem inventory akan memudahkan Anda mengelola stok barang perusahaan Anda, apabila ingin membuat aplikasinya sekarang sudah ada jasa pembuatan software inventory untuk kebutuhan perusahaan Anda. Manajemen Produk Setiap software ERP Ritel, harus memiliki fitur manajemen produk seperti: data master produk, kategori produk dan variasi produk Manajemen Persediaan / Inventory Sistem manajemen persediaan yang efektif menghasilkan tim yang ramping, berdaya dan bertanggung jawab. Mengelola jumlah persediaan merupakan peranan yang paling penting dalam kesuksesan usaha anda. Sistem ERP Ritel akan mengoptimalkan tingkat persediaan, mengelola pergerakan barang, pembelian barang, meminimalisir kerugian, mengelola penggunaan persediaan internal dan perubahan bentuk barang (stock transform), penilaian persediaan dan banyak lagi. Selain itu harus memungkinkan, konfirmasi kontrol kualitas, permintaan, konsolidasi untuk pembelian, dan pemgembalian pembelian. Warehouse Management Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk dijual dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Pricing & Discount Management Pricing & Discount Management merupakan salah satu elemen yang menghasilkan pendapatan. Harga juga mengkomunikasikan positioning nilai yang dimaksudkan dari produk/merek perusahaan ke pasar. Sistem ERP Ritel menyediakan fungsi untuk menentukan harga jual suatu produk dan dalam penentuannya akan terintegrasi dengan fungsi Inventory Management untuk mendapatkan harga pokok penjualannya. Purchasing & Suppiler Purchasing dan Supplier Management merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam Sistem ERP Ritel, system purchasing ini akan berkaitan dengan fungsi Inventory Management & Warehouse Management. Selain dilibatkan dalam pembelian barang untuk persediaan yang akan dijual, Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian barang-barang yang akan dijual dengan kondisi dan harga yang “bagus” untuk mendukung tercapainya profitabilitas perusahaan. Report & Sales Analysis Tujuan utama Sistem ERP Ritel adalah menghasilkan laporan yang dapat dipercaya dan mudah dibaca oleh user, sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan untuk penentuan strategi perusahaan. Mengingat pentingnya sistem inventory barang dalam dunia bisnis sekarang maka dari itu jasa pembuatan program inventory hadir di Indonesia. Salah satunya Report & Sales Analysis, report ini berfungsi untuk menampilkan pencapaian penjualan perusahaan, history penjualan baik dari sisi market segmen, data customer ataupun berdasarkan produk dalam waktu tertentu. Sistem Point of sale (POS) Sistem Point of Sale (POS) merupakan salah satu fungsi yang ada dalam Sistem ERP Ritel. Melalui sistem POS proses penjualan dapat dilakukan dan dicatat lebih mudah. Penjualan akan dicatat mulai dari siapa yang membeli, apa yang dibeli, berapa harga dan berapa diskon yang didapatkan , menggunakan apa pembayarannya. Finance & Accounting Sistem Finance & Accounting Sistem merupakan muara dari aktifitas Sistem ERP Ritel. Setiap transaksi baik itu pembelian atau penjualan akan dicatat dan diolah untuk disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Finance & Accounting Sistem yang baik akan menyediakan fungsi mulai dari Income Audit, Piutang (AR), Hutang (AP), General Cashier & berakhir di General Ledger (GL) untuk diolah menjadi laporan keuangan. Kelebihan Sistem dan Konsep ERP dalam Bisnis
Penerapan sistem ERP dan konsep ERP pada suatu bisnis pada dasarnya akan memberikan banyak keuntungan bagi bisnis Anda. Jika biasanya perusahaan akan menggunakan sistem database secara terpisah, maka dengan adanya ERP data-data yang ada di setiap bagian akan terintegrasi dalam satu wadah sehingga semua pihak dapat mengakses dengan mudah dan lengkap. Perkembangan jaman menuntut toko atau usaha ritel untuk lebih cepat dalam transaksi,maka dari itu dibutuhkan jasa pembuatan software kasir untuk membuat software pos sebagai solusi untuk transaksi dengan cepat. Secara tidak langsung, pengelolaan perusahaan akan berjalan lebih efektif dan efisien. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang diperoleh perusahaan jika menggunakan ERP: Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas Keberadaan sistem ERP juga bisa membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam perusahaan. Aktivitas-aktivitas rutin harian perusahaan seperti order, pengiriman barang, profil pemasok, manajemen kas (manajemen keuangan), manajemen gudang, realisasi penjualan hingga akuntansi bisa berjalan lebih baik dan cepat. Teknologi semakin maju, hal ini juga membuat toko atau usaha ritel untuk menerapkan program kasir untuk memudahkan transaksi, dengan adanya jasa pembuatan aplikasi kasir bisa membantu dalam pembuatan program kasir. Tidak hanya itu, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran supplier pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi Jika Anda belum tahu, sistem ERP sendiri memiliki berbagai alat pendukung untuk mengambil keputusan seperti alat perencanaan dan alat simulasi. Alat-alat pendukung ini secara tidak langsung bisa membantu perusahaan untuk memanfaatkan sumber dayanya secara lebih efektif dan efisien. Selain itu penyajian laporan dalam sistem ERP juga lebih mudah, cepat dan dapat diakses oleh pihak-pihak terkait kapan pun dibutuhkan. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik Jika sebuah perusahaan menggunakan ERP, maka saat ada perubahan yang terjadi di setiap modul atau sub-modul, pihak-pihak yang berkaitan bisa melihatnya secara langsung. Hal ini bisa terjadi karena pembaharuan yang terjadi bersifat real-time. Tidak hanya itu, penggunaan ERP juga bisa meminimalisir terjadinya duplikat data atau kehilangan data yang seringkali disebabkan oleh faktor human error. Dengan begini maka integrasi bisnis berjalan dengan lebih baik. dan akurasi data yang ada dalam perusahaan juga bisa lebih dipertanggungjawabkan. Pembentukan Standarisasi Prosedur Dengan menerapkan sistem ERP dalam perusahaan maka pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan bisa lebih terstruktur dan tidak bergantung dengan individu tertentu. |
Archives
February 2021
Categories |